Trello vs Notion – 협업 툴 비교 분석

 

1. 협업툴이 뭐길래 다들 써요? – Trello와 Notion을 알아보기 전에

 

요즘 회사나 팀 프로젝트를 하다 보면 “Trello 써요?”, “Notion 링크 드릴게요” 같은 말을 자주 듣게 됩니다. 특히 개발자, 디자이너, 마케터처럼 여러 사람이 함께 일하는 팀에서는 ‘협업툴’이 필수처럼 여겨지죠. 협업툴은 말 그대로 같이 일하는 사람들끼리 업무를 공유하고 정리하는 도구입니다. 예전처럼 회의에서 말로만 정리하거나, 엑셀 파일을 돌려보는 방식은 비효율적이기 때문에, 요즘은 웹 기반의 협업 툴을 통해 모두가 실시간으로 같은 정보를 보고, 업무를 나누며, 진행 상황을 한눈에 파악합니다.

그중에서도 특히 많이 쓰이는 툴이 Trello(트렐로) 와 **Notion(노션)**입니다. 두 툴 모두 ‘일을 시각적으로 정리하고, 함께 볼 수 있게 해준다’는 공통점이 있지만, 사용하는 방식이나 목적에는 확실한 차이가 있습니다. 그래서 처음 협업툴을 접하는 입문자 입장에서는 “뭐부터 써야 하지?”, “둘 중 뭐가 더 쉬워?”라는 질문이 생길 수 있습니다.

 

2. Trello – 초보자도 한눈에 이해하는 카드형 업무보드

 

Trello는 협업툴 중에서도 가장 ‘단순하고 직관적인’ 구조를 갖고 있습니다. 마치 포스트잇을 붙여놓은 칠판을 온라인으로 옮겨놓은 느낌입니다. Trello는 ‘보드(Board)’ 안에 ‘리스트(List)’를 만들고, 그 안에 ‘카드(Card)’를 추가하는 구조로 되어 있습니다.

예를 들어, 개인 프로젝트에서는

• 리스트: “할 일 / 진행 중 / 완료”

• 카드: “블로그 글쓰기”, “썸네일 이미지 만들기”

이렇게 구성할 수 있고, 카드 하나를 드래그해서 리스트 사이로 옮기면 ‘진행 상황’이 한눈에 보입니다.

Trello는 특히 업무 흐름이 명확한 작업에 적합합니다.

예: 콘텐츠 제작, 마케팅 캠페인, 고객 관리 등

여러 사람과 나눠서 일하더라도 누구 업무가 어디까지 진행되었는지 쉽게 확인할 수 있습니다. 또한 체크리스트, 마감일, 담당자 지정 등도 쉽게 설정할 수 있어 입문자가 배우기에 부담이 없습니다. 다만 ‘텍스트 기반 정리’나 복잡한 문서 관리에는 한계가 있습니다.

 

3. Notion – 글과 정보, 일정까지 한 번에 관리하고 싶다면

 

Notion은 단순한 협업툴을 넘어, 업무 공간 전체를 설계할 수 있는 올인원 도구입니다.

일정을 정리하고, 회의록을 쓰고, 문서를 모으고, 프로젝트를 관리할 수 있습니다. Notion은 Trello처럼 ‘보드 뷰’도 제공하지만, 그 외에도 ‘테이블’, ‘캘린더’, ‘리스트’ 등 다양한 형태로 정보를 시각화할 수 있습니다. 무엇보다 ‘정보를 정리하는 구조’를 자유롭게 만들 수 있다는 점이 강점입니다.

예를 들어, 팀 블로그를 운영한다고 가정했을 때:

• Trello는 “이 글 진행 중 / 완성됨” 위주로만 관리한다면,

• Notion은 “글 제목, 작성자, 키워드, 발행일, 초안링크” 등 여러 항목을 포함한 데이터베이스 형태로 정리할 수 있습니다.

또한 Notion은 ‘페이지’ 안에 다른 페이지를 넣을 수 있어 정보의 계층화가 가능합니다.

그래서 문서 기반의 협업(예: 위키 작성, 교육 자료 관리, 사내 시스템 정리 등)에 특히 유리합니다. 다만 자유도가 높은 만큼, 처음 접하는 사람에게는 ‘어디서부터 어떻게 시작해야 할지’ 막막할 수 있습니다. 그래서 입문자는 먼저 템플릿을 활용하거나, 작은 단위부터 시작하는 것이 좋습니다.

 

4. 어떤 툴이 더 좋을까? – 입문자를 위한 선택 가이드

 

Trello와 Notion은 각자의 강점을 갖고 있기 때문에, “어떤 게 더 좋은가요?”보다 “어떤 목적에 더 적합한가요?”를 기준으로 선택하는 것이 좋습니다.

 

비교 항목	Trello	Notion
사용 난이도	아주 쉬움	다소 복잡함 (초기 학습 필요)
정보 표현 방식	카드형 보드 중심	텍스트 + 데이터베이스 중심
협업 시 강점	간단한 업무 분담, 시각화	문서 정리, 위키, 종합 관리
추천 대상	협업툴 처음 써보는 입문자	글/자료 기반 업무를 많이 하는 사람
활용 예시	프로젝트 관리, 개인 할 일	회의록, 사내 문서, 블로그 운영

 

 

만약 지금 막 협업툴을 써보려는 단계라면, Trello로 시작해서 업무 흐름 파악을 익히고, 이후 필요에 따라 Notion으로 확장하는 방식도 추천할 수 있습니다. 두 툴 모두 무료로 시작할 수 있고, 모바일 앱도 편리하게 제공되니 직접 써보며 비교해보는 것이 가장 좋습니다.

 

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